6 советов, как организовать культурное событие

«Городской конструктор» публикует отрывок курса онлайн-школы Vector «Как открыть культурный центр»

Дарья Шульга, директор летней публичной программы Института «Стрелка», управляющий директор музыкального фестиваля «Пикник Афиши», рассказывает, как организовать культурную программу общественного пространства. Еще больше советов и инсайтов — здесь.

Летняя публичная программа института медиа, архитектуры и дизайна «Стрелка» — это четыре месяца образовательных и развлекательных мероприятий: лекции, воркшопы, дискуссии, кинопоказы и вечеринки. События бесплатны и открыты для всех желающих, ежегодно они собирают около 300 тысяч человек.

Оцените возможности вашей площадки

Особенности площадки, в частности размер и планировка, сильно влияют на то, как будет выглядеть культурная программа. Например, двор института «Стрелка» был архитектурно спланирован под набор конкретных мероприятий: лекции, кинопоказы, небольшие ярмарки и вечеринки. Провести у нас большой музыкальный фестиваль или открытие велопарада невозможно. Есть и ограничения, которые связаны с мероприятиями для детей. Во дворе «Стрелки» построена большая лестница, где обычно сидят посетители лекций. Ступени высокие, и малыши могут упасть и удариться, поэтому для детских событий нужно отдельно продумывать меры безопасности.

Соберите команду

Организовать культурную программу в одиночку практически невозможно — как правило, нужна команда. Должен быть человек, который отвечает за техническую часть: сцену, звук, экраны, проекторы и электричество. Специалист по работе со СМИ и маркетингу, кто-то берет на себя общение с партнерами, кто-то — с посетителями. Есть административные вопросы: документооборот, уборка, охрана. Если всем этим займется один человек, он разорвется. И, конечно, не обойтись без креативного директора — контент-продюсера, программного директора — у этой роли могут быть разные названия. Его задача — искать интересные, заметные проекты, людей, которые многого достигли или сделали что-то новое в своей области, и придумывать события с их участием.

Найдите кураторов для отдельных направлений

Куратор — это человек, который хорошо разбирается в какой-то области, например кино или искусстве; он может отобрать художников для выставки или музыкантов для концерта. Летняя программа «Стрелки» включает множество направлений, для которых в самом институте нет экспертизы: кинофестиваль, серия лекций и воркшопов, посвященных медиа-арту, и так далее. Поэтому мы приглашаем людей, которые прекрасно разбираются в этих темах. Для кинофестиваля — кинокритика Стаса Тыркина, для событий, связанных с медиа-артом, — видеохудожника и куратора Аню Титовец.

Рассчитывайте ресурсы

Для любого события нужны определенный бюджет и определенное количество оборудования: техника, столы, стулья. Это придется продумывать в деталях, задавать себе вопрос: «Могу ли я это обеспечить?». Прежде чем утверждать какое-то мероприятие, необходимо понять, что нужно, чтобы оно состоялось. Финансирование часто требует долгосрочного планирования. Заявки на гранты, государственные и частные, нужно подавать за несколько месяцев, если не за год. Единственные деньги, которые можно получить более-менее быстро, — это средства спонсоров и доходы от продажи билетов.

Обеспечьте комфорт посетителей

Существуют базовые требования к организации событий: на мероприятии должны быть туалеты, урны для мусора и люди, которые обеспечивают порядок, например, проверяют, чтобы посетители не принесли опасные предметы и спиртные напитки. Для удобства посетителей важна навигация: гостям должно быть понятно, где находятся входы, как попасть в ту или иную зону. И не забывайте о людях с ограниченными возможностями. Еще один важный момент — подготовка и проверка оборудования: чтобы кинопоказ не прервался на половине, микрофон лектора работал, презентация выводилась на экран.

Тщательно подбирайте лекторов

Допустим, вы хотите сделать серию лекций об искусственном интеллекте. Все начинается с поиска экспертов — вы смотрите, кто и с какими темами выступал на международных конференциях, публиковал статьи в профильных изданиях, опрашиваете специалистов. Когда находите нужного человека, на этом работа не заканчивается — прежде чем пригласить его выступить, нужно прочитать опубликованные им материалы, посмотреть записи выступлений, чтобы оценить, насколько увлекательно он подает материал, узнать мнение людей, которые у него учились или с ним работали. Все это для того, чтобы понять, насколько он интересен как спикер и соответствует ли уровню, который заявляет. И только потом вы связываетесь с ним, рассказываете о вашем проекте и утверждаете тему и содержание лекции. И да — тезисы и презентацию лучше попросить выслать заранее.